Lo standard EFRAG VSME e il “Documento-per-il-dialogo-di-sostenibilità-tra-PMI-e-Banche” rappresentano i due principali riferimenti per la rendicontazione di sostenibilità per le aziende con un fatturato annuo inferiore ai 50 milioni di euro.
Sebbene l’obbligo di rendicontazione sia attualmente più stringente per le grandi imprese, osserviamo un crescente interesse anche tra le piccole imprese. Molte di esse stanno approfondendo il tema della sostenibilità e hanno già avviato iniziative volte alla redazione di report specifici.
Pur non essendo soggette a vincoli normativi in merito alla redazione del bilancio di sostenibilità – come dimostra lo standard Voluntary-SME – numerose PMI scelgono comunque di adottare strumenti di rendicontazione. Tale scelta è spesso motivata da esigenze di accesso al credito, richieste da parte di clienti di maggiori dimensioni, valutazioni di rating o requisiti per la partecipazione a gare d’appalto, sia pubbliche che private.
Nel supportare queste imprese nel processo di rendicontazione, ci siamo interrogati su quali strumenti informatici potessero meglio rispondere alle loro esigenze. Attualmente, il mercato offre una vasta gamma di soluzioni, sviluppate sia da grandi vendor che da realtà più specializzate. Tuttavia, molti di questi strumenti – che non solo gestiscono la raccolta dati e la redazione del bilancio, ma integrano anche processi di certificazione, analisi dei dati, definizione di obiettivi, analisi di materialità e, in alcuni casi, funzionalità di intelligenza artificiale – risultano eccessivamente complessi e onerosi per le PMI, sia in termini di implementazione progettuale che di costi ricorrenti.
Per rispondere a questa esigenza, abbiamo sviluppato una soluzione più agile e accessibile, pensata specificamente per le piccole imprese. Basata su strumenti Microsoft Cloud, questa soluzione si propone come un’alternativa flessibile ed economicamente sostenibile, adatta alle realtà di dimensioni più contenute.
Sebbene il numero di indicatori da rendicontare e i relativi data-point siano più limitato rispetto agli indicatori ESRS, la raccolta, certificazione e rappresentazione dei dati richiedono comunque un certo grado di automazione. L’assenza di strumenti adeguati può infatti tradursi in inefficienze operative.
La soluzione VSME-Facile
La nostra soluzione VSME-Facile utilizza gli strumenti Microsoft Excel, Word, PowerBI che sono strumenti di utilizzo personale comune nelle aziende. I file e gli altri oggetti applicativi risiedono in ambiente cloud, sono accessibili tramite browser e sono distribuiti in modo controllato, con i permessi di lettura/scrittura dei dati sulla base dell’utente che li sta utilizzando.
In questo modo non vi sono file distribuiti via mail, sparsi nelle cartelle personali, che danno comunemente origine a versioni diverse dell’informazione, controlli ripetuti e rilavorazioni sugli stessi contenuti. L’inserimento del dato è controllato in termini di: valori di soglia, tolleranze, formati dei numeri, opzioni valide di compilazione. I KPI sono calcolati automaticamente a partire dai dati in ingresso. Il sistema esegue inoltre la conversione dei consumi in tonnellate di CO2 equivalenti. Vi sono dei controlli fra le diverse viste, in modo che lo stesso dato, se inserito con dettagli diversi, sia poi riconciliabile nei totali.
Raccolta e gestione dei dati
La raccolta dei dati avviene tramite Excel Online, accessibile direttamente da browser. Questo sistema rappresenta un punto di raccolta centralizzato per i compilatori interni dell’azienda, i consulenti e tutti coloro che devono monitorare l’avanzamento della rendicontazione.
A partire dallo standard VSME il set di indicatori disponibile può essere naturalmente arricchito con gli indicatori peculiari di ogni settore o addirittura di ogni singola realtà. A questo scopo è assolutamente opportuna una fase iniziale di identificazione dei temi rilevanti per l’azienda e gli stakeholder. Non parliamo di una vera e propria analisi di materialità ma di alcune sessioni di confronto con l’imprenditore e la direzione.
Una pagina iniziale riporta l’elenco degli impatti e dei rischi da rendicontare. Ciascuna riga collega alla pagina specifica, che contiene la form di data entry deputata a quello specifico impatto o rischio.
Le form di inserimento dati permettono di gestire informazioni narrative, semi-narrative e numeriche, garantendo un data entry strutturato grazie all’accesso controllato esclusivamente alle celle deputate all’inserimento.
Di seguito un esempio della form per l’inserimento dati sui consumi.
E di seguito la form che esegue il calcolo delle tonnellate di CO2 equivalente.
Ancora di seguito un esempio di inserimento dati per ciò che riguarda la forza lavoro.
Le form di data entry rappresentano il modo più immediato di inserire i dati a sistema, ma la soluzione è aperta anche all’integrazione di dati da sistemi di terze parti.
È possibile recepire valori dalle voci di bilancio, dai business plan aziendali, per la valutazione degli impatti sui ricavi e costi operativi, o sugli investimenti previsionali. Impatti che derivano dalle azioni che l’impresa mette in atto per la mitigazione dei rischi o per cogliere nuove opportunità.
Tecnicamente questo è possibile grazie a connettori ad altri sistemi contabili, sistemi gestionali, sistemi per la gestione del personale, dai quali è possibile recuperare informazioni evitando così il data entry ed automatizzando il flusso dati in ingresso.
Analisi degli indicatori
Il database basato su Excel Online è collegato automaticamente alle dashboard di analisi e rappresentazione degli indicatori. I dati vengono aggiornati in tempo reale più volte al giorno, assicurando un monitoraggio costante delle informazioni inserite.
Di seguito una dashboard sui Consumi e sulle Emissioni, nel confronto anno su anno precedente e nel confronto con gli obiettivi.
Di seguito una dashboard di riepilogo sui dati della forza lavoro.
Relazione di bilancio
La redazione della relazione finale o del report di sostenibilità viene significativamente semplificata grazie all’integrazione con Power BI, che consente l’aggiornamento automatico di tabelle e indicatori all’interno del documento finale generato con MS Word.
Il report di sostenibilità include sezioni introduttive e descrittive relative all’azienda, al suo modello di business e ai mercati di riferimento, fornendo un quadro chiaro e strutturato della comunicazione aziendale. Inoltre, contiene un’analisi dettagliata degli impatti, dei rischi e delle opportunità, combinando elementi descrittivi con dati quantitativi derivanti dalla raccolta e dall’elaborazione delle informazioni.
Grazie all’identificazione delle sezioni di rendicontazione degli indicatori all’interno della relazione di bilancio, è possibile aggiornarle automaticamente, garantendo così maggiore efficienza, coerenza e tempestività nella gestione delle informazioni.
